Trương Ngọc Phú - David Trương

Blog cá nhân chia sẻ về kinh nghiệm đầu tư nhà đất, nghề bất động sản, trải nghiệm cuộc sống.

10+ kỹ năng giao tiếp qua điện thoại giúp bạn CHUYÊN NGHIỆP hơn

Top 10+ kỹ năng giao tiếp qua điện thoại chuyên nghiệp dành cho cả người nghe lẫn người gọi, giúp cuộc giao tiếp đạt hiệu quả như mong muốn.

Không chỉ những người làm nghề liên quan đến bán hàng, tổng đài, chăm sóc khách hàng, tư vấn,... mà ngay cả trong cuộc sống hàng ngày thì giao tiếp qua điện thoại cũng vô cùng quan trọng. Nắm được kỹ năng này, bạn sẽ chiếm được cảm tình của người gọi/nghe, từ đó giúp mục đích nghe/gọi đạt hiệu quả cao.

06 kỹ năng NGHE điện thoại

1. Tương tác thường xuyên

Mặc dù là người nghe điện thoại nhưng bạn cũng cần tương tác với người nói để họ không có cảm giác đang độc thoại. Đôi khi chỉ là câu nói mang tính ghi nhận như “dạ”, “vâng” cũng giúp người nói cảm thấy được lắng nghe.

kỹ năng giao tiếp qua điện thoại 1

2. Giọng nói dễ nghe, thái độ tích cực

Nếu bạn có một giọng nói hay trời ban thì đó là một lợi thế để bạn giao tiếp với người khác. Nhưng nếu giọng nói của bạn không được hay thì bạn cần luyện tập sao cho dễ nghe, dễ hiểu, âm lượng vừa phải. Đặc biệt, giữ thái độ vui vẻ ngay cả khi cuộc giao tiếp chỉ diễn ra trên điện thoại.

3. Tránh làm việc riêng

Làm việc riêng sẽ khiến bạn bị sao nhãng, không tập trung, dẫn đến không hiểu hoặc tương tác chậm với người gọi. Điều này sẽ khiến người gọi cảm thấy cuộc trò chuyện này không quan trọng và họ không được tôn trọng.

4. Ghi chép thông tin quan trọng

Vì là người nghe nên bạn không chủ động được nội dung trong cuộc trò chuyện, hoặc có thể có nhiều vấn đề bạn không ghi nhớ hết được. Vậy thì ghi chép lại những ý quan trọng là điều bạn nên làm lúc này.

5. Nhắc lại nội dung trước khi kết thúc cuộc trò chuyện

Dù là người nghe thì để thể hiện mình là người chuyên nghiệp, bạn nên nhắc lại nội dung chính của cuộc trò chuyện, hoặc chốt phương án cuối cùng sau khi đã trao đổi, thảo luận. Đây cũng là cách để bạn tránh được sai sót trong việc nghe nhầm, hiểu nhầm hoặc thiếu sót thông tin nào đó.

kỹ năng giao tiếp qua điện thoại 2

6. Không gác máy trước

Bạn là người nghe máy, theo phép lịch sự thì nên để người gọi tắt máy trước. Thậm chí nếu bạn là người gọi nhưng với tư cách là người bán hàng, người tư vấn,... thì cũng nên để khách hàng tắt máy trước. Đó là phép lịch sự nhưng đồng thời cũng tránh để khách hàng cảm thấy hụt hẫng sau khi kết thúc trò chuyện.

05 kỹ năng GỌI điện thoại

1. Chuẩn bị kỹ càng nội dung trước khi gọi

Khi bạn là người gọi, bạn sẽ chủ động được nội dung của cuộc trò chuyện. Nhưng trong quá trình trao đổi có thể bạn bị quên hoặc vấp, thì sự chuẩn bị kỹ càng trước đó giúp bạn giao tiếp trơn tru hơn.

2. Lựa chọn thời điểm, thời gian gọi hợp lý

Thời điểm gọi liên quan đến kỹ năng bán hàng qua điện thoại. Để tránh làm phiền khách hàng, bạn nên gọi vào các khung giờ “vàng” như: 10h - 11h30 hoặc 15h - 16h. Mỗi cuộc gọi không nên kéo dài quá 10 phút (trừ khi khách hàng có ý muốn được tư vấn thêm).

kỹ năng giao tiếp qua điện thoại 3

3. Xưng hô danh tính, mục đích gọi rõ ràng

Trước khi đi vào nội dung chính thì bạn nên xưng hô rõ tên, chức vụ, nơi làm việc và mục đích của cuộc gọi để người nghe biết được bạn là ai, bạn gọi có mục đích gì. Kèm sau đó, bạn nên hỏi xem khách hàng có tiện để trao đổi với mình lúc này không. Nếu không, hãy hẹn lại cuộc gọi vào lần sau để tránh làm phiền khách hàng.

4. Giọng nói dễ nghe, thái độ niềm nở, luôn giữ tương tác

Tương tự như đối với người nghe, bạn cần có giọng nói dễ nghe và thái độ vui vẻ khi trao đổi. Dù khách hàng có nói những lời khó nghe thì bạn cũng phải giữ thái độ trước sau như một, đó mới là kỹ năng bán hàng chuyên nghiệp. Kèm với đó, bạn cần tương tác thường xuyên với người nghe để họ biết rằng họ đang được lắng nghe và ghi nhận.

5. Nhắc lại nội dung chính của cuộc trò chuyện, nói lời chào tạm biệt và cảm ơn

Trước khi kết thúc cuộc trò chuyện, bạn nên nhắc lại một lần cuối về nội dung chính của cuộc gọi, những thỏa thuận được thống nhất trong cuộc gọi để khách hàng xác nhận. Sau đó, đừng quên nói lời chào tạm biệt và lời cảm ơn khách hàng đã dành thời gian trao đổi với mình. Cuối cùng, bạn nên để khách hàng tắt máy trước dù người gọi là bạn.

kỹ năng giao tiếp qua điện thoại 4

Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại là kỹ năng vô cùng quan trọng, nhất là khi chúng ta đang sống trong thời đại công nghệ và internet “lên ngôi” như hiện nay. Nếu bạn là người làm việc bên lĩnh vực tư vấn, chăm sóc khách hàng hay tiếp thị sản phẩm thì nên học kỹ năng giao tiếp ngay từ hôm nay. Dù là trên thực tế hay qua điện thoại thì khi giao tiếp giỏi bạn sẽ có được lợi thế rõ ràng để chinh phục khách hàng.

>>> Xem thêm: