Kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc hiệu quả là yếu tố cực kỳ quan trọng giúp bạn thăng tiến trong sự nghiệp. Vậy kỹ năng quản lý thời gian là gì và làm thế nào để nâng cao kỹ năng này? Chúng tôi sẽ bật mí với bạn ngay sau đây!
Kỹ năng quản lý thời gian là gì?
Là một trong số những kỹ năng mềm không thể thiếu trong cuộc sống, kỹ năng quản lý thời gian là quá trình lên kế hoạch và xác định thời gian hoàn thành kế hoạch đó một cách hiệu quả và tối ưu nhất. Một kế hoạch quản lý thời gian tốt là một bản kế hoạch chi tiết, cụ thể cho từng giai đoạn nhỏ với deadline rõ ràng và phân công công việc hợp lý.
Tầm quan trọng của kỹ năng quản lý thời gian
Như đã đề cập ở trên, quản lý thời gian là kỹ năng vô cùng quan trọng. Quản lý sắp xếp thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn hoàn thành lượng công việc nhiều hơn. Trong số các kỹ năng nghề nghiệp, khi tham gia các cuộc phỏng vấn, nhiều nhà tuyển dụng sẽ đặt một số câu hỏi liên quan đến khả năng quản lý thời gian của ứng viên. Dưới đây là những lợi ích cụ thể mà sắp xếp thời gian hợp lý mang lại.
Gia tăng năng suất hiệu quả công việc
Một người có kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả sẽ biết cách sắp xếp các nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên và đặt mục tiêu phải hoàn thành nó trong thời gian xác định. Nhờ có danh sách này mà bạn có thể tập trung vào các mục tiêu hàng đầu để hoàn thành trước. Từ đó áp lực sẽ được giảm đi đáng kể và hiệu suất làm việc cũng cao hơn so với người khác.
Trong cuộc sống hàng ngày cũng vậy, người luôn có kế hoạch cho các hoạt động của mình sẽ thực hiện được rất nhiều điều và có thời gian để tận hưởng cuộc sống. Ngược lại, những người sống không có kế hoạch sẽ luôn bị trì hoãn, họ luôn cảm thấy một ngày 24 tiếng là không đủ cho những dự định của mình và kết quả là họ luôn lãng phí thời gian cũng như công sức để hoàn thành một công việc nào đó.
Giảm bớt áp lực trong công việc
Trên thực tế, quản trị quỹ thời gian là cách để bạn giảm tải áp lực. Cụ thể, việc phân chia và thực hiện công việc một cách khoa học theo kế hoạch lập sẵn sẽ giúp bạn giải quyết tất cả vấn đề. Nếu không có kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc, bạn sẽ không biết mình phải làm gì trước tiên và những công việc mình đang làm sẽ đi đến đâu. Thêm vào đó, những người không có kế hoạch trước cho công việc của mình thường rất dễ lãng phí thời gian vào những thứ không cần thiết và chính điều này đôi khi sẽ dẫn tới những quyết định sai lầm do thiếu thời gian để nhìn nhận, đánh giá sự việc.
Đẩy lùi các thói xấu
Tại sao sắp xếp thời gian khoa học lại góp phần loại bỏ các thói quen xấu? Vì lý do, việc trì hoãn công việc không chỉ hạ thấp năng lực bản thân mà còn ảnh hưởng đến tiến độ chung của công việc.
Nhanh chóng đạt được hiệu quả
Nếu bạn sắp xếp công việc hợp lý thì bạn có khả năng sẽ hoàn thành công việc sớm hơn và chính xác hơn. Khi đó, bạn dễ dàng đạt được thành công theo từng giai đoạn. Ngược lại, những người làm việc theo cảm tính thường sẽ dễ thất bại vì không hoàn thành đúng hạn hoặc bỏ quên các nhiệm vụ.
Phương pháp quản lý thời gian và làm việc hiệu quả
Xác định mục tiêu cần hoàn thành
Một khi xác định được mục tiêu của mình là gì thì bạn sẽ biết mình phải làm gì để hoàn thành mục tiêu đó. Khi một kế hoạch lớn được cụ thể hóa thành những mục tiêu nhỏ thì danh sách công việc sẽ trở nên chi tiết và rõ ràng hơn, thời gian hoàn thành cũng nhờ đó mà dễ dàng được xác định. Kết quả là bạn luôn luôn chủ động trong từng hành động và có thể làm chủ được nhiều tình huống phát sinh, từ đó hiệu quả và năng suất làm việc cũng được cải thiện đáng kể.
Liệt những công việc cần làm theo cấp độ
Phân biệt các cấp độ công việc sẽ giúp bạn biết cách quản lý sắp xếp thời gian phù hợp. Bạn nên chia công việc thành hai mức bao gồm khẩn cấp và quan trọng. Những “công việc khẩn cấp” thường sẽ yêu cầu sự chú ý của bạn ngay lập tức. Tuy nhiên, việc bạn có phải thực hiện ngay lúc đó hay không chưa chắc đã là vấn đề. Còn với “công việc quan trọng”, nếu như bạn không làm thì sẽ gây ra nhiều hậu quả về sau.
Xây dựng thời gian cụ thể
Đây là yếu tố cực kỳ quan trọng, mỗi một nhiệm vụ cụ thể cần có deadline riêng để đảm bảo không gây ảnh hưởng tới thời gian hoàn thành các nhiệm vụ khác. Mỗi khi lên kế hoạch, bạn cần xác định rõ thời gian bắt đầu cũng như thời điểm kết thúc chậm nhất là khi nào để không phải lãng phí quỹ thời gian của mình cho những việc không cần thiết.
Tổng kết lại công việc
Sau mỗi ngày kết thúc công việc thì bạn nên dành chút thời gian để tổng kết lại. Đây là điều mà rất nhiều người bỏ qua và không mấy ai để ý tới. Thế nhưng, việc tổng kết lại công việc sẽ giúp bạn không bỏ sót bất cứ nhiệm vụ nào trong ngày. Ngoài ra, quá trình tổng kết sẽ giúp bạn rút ra rất nhiều kinh nghiệm trong việc xử lý công việc, phát hiện những vấn đề chưa hợp lý và tìm ra giải pháp khắc phục cho những lần tiếp theo.
Để nâng cao kỹ năng quản lý thời gian, bạn có thể tham gia khóa học kỹ năng mềm ở những trung tâm uy tín.
Trên đây là toàn bộ thông tin mà chúng tôi muốn chia sẻ với bạn về chủ đề kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc hiệu quả. Hy vọng rằng bài viết này đã đem tới cho bạn những kiến thức có ích trong việc cải thiện kỹ năng mềm để thành công trong cuộc sống.
Xem thêm: